Projektová šablona daňové a účetní kanceláře

25.10.2017

Na začátku implementace padají dotazy, v jaké struktuře zakládat klientské projekty, aby to ladilo s jejich podnikáním. Zákazník poskytuje služby stovkám klientů. Ideální by bylo najít jednu šablonu, podle které by se zakládali projekty u každého klienta.

Nemám univerzální odpověď, ale hodně o tom přemýšlím :o)

Na úvod zásadní otázka:

A) Evidovat projekty staticky bez workflow?

B) Evidovat projekty dynamicky s využitím workflow?

"Staticky" znamená, že u projektů nebudeme sledovat termín splnění a aktuální stav, v jakém se nachází služba pro klienta. U statického pojetí nám stačí, aby pracovníci vykazovali do projektu hodiny, výdaje a paušální odměny. Na konci měsíce/kvartálu projekty vyúčtujeme a v dalším období funguje ten samý proces. Pro 100 klientů vznikne cca 300 projektů.

"Dynamicky" znamená založit projekt (nebo pod-projekt) s plánovaným termínem dokončení a nahozením úvodního stavu na "V řešení". Následně oprávnění uživatelé projekt posouvají ze stavu do stavu podle životního cyklu projektu. Na konci období se projekt vyúčtuje, nahodí stav "Vyřešeno" a přesune do archivu. Dynamické pojetí dává manažerům i řešitelům rychlý a jasný přehled o stavu prací bez nutnosti se někoho ptát.

Systém umí generovat opakované projekty, tím se systém postará o automatické založení nových instancí projektů do dalšího období (měsíc/kvartál/rok). Pro 100 klientů by vzniklo každý rok několik tisíc projektů.

Ten velký počet projektů je důvod, proč vidím jako vhodnější zakládat opakované úkoly místo opakovaných projektů. I v úkolech funguje workflow stavový mechanismus, termínování, upomínání a opakované generování. Úkol povinně patří do nějakého projektu a lze do něj vykazovat úkony. U sta klientů by vzniklo cca 300 projektů a každý rok třeba 4.000 úkolů.

Na úvod založit klienta

Kartu klienta založíme rychle s využitím funkce "Import z ARES".

Vycházíme z předpokladu, že ze systému fakturujete a k tomu je třeba mít založenou kartu klienta. Technicky je v systému možné založit projekt bez vazby na klienta.

Šablona A1: "Co nejúsporněji"

Zákazník řekne: Nechci vůbec zakládat projekty nebo úkoly - budu vykazovat a fakturovat všechno pouze na klienta. MARKTIME k vykazování vyžaduje projekt, proto je nutné jeden založit.

Projekt se pojmenuje buď "General" nebo nějak podobně jako je název klienta. Veškeré rozlišení práce už potom závisí na vykázané aktivitě a podrobném popisu úkonů. Pro 100 klientů to vychází na něco málo přes 100 projektů.

Šablona A2: "Branžové projekty staticky"

Kancelář poskytuje klientům 2 hlavní služby a podle toho založí klientovi 2 projekty:

  • Daně
  • Vedení účetnictví

U složitějších klientů se zakládají další projekty např. "Roční závěrka", "Rekonstrukce účetnictví", "Všeobecné poradenství" apod. Tímto přístupem pro 100 klientů vznikne cca 250 projektů.

Detailnější rozlišení druhu vykázané práce pracovníci rozlišují až na úrovni aktivity ve worksheet vykazování (např. zda se jedná o zpracování DPH příznání nebo o zaúčtování mezd).

Šablona A3

Některé kanceláře mají sklon k detailnějšímu členění projektů, potom by to vypadalo např. takto:

  • DPH přiznání
  • DPPO
  • MZDY
  • Vedení účetnictví
  • Měsíční závěrka
  • Roční závěrka
  • Silniční daň
  • Intrastat
  • DzN
  • DzNNV

S tímto přístupem vznikne pro 100 klientů cca 500 projektů (v průměru klient využívá 5 služeb).

Šablona B2: "Projekty s opakovanými úkoly"

Je měsíc 10/2017 a máme založený projekt "DANĚ" podle šablony A1 nebo A2.

V projektu založíme úkol s názvem "Měsíční přiznání DPH 2017/10", který nastavíme jako "Matku" opakovaných úkolů. Do úkolu "matky" pracovníci zapisují hodiny a výdaje. V dalších měsících už systém podle vzoru matky automaticky generuje další úkoly (...2017/11, ...2017/12 atd.). Podobně založíme úkol "Měsíční závěrka 2017/10" apod.


Projekt můžeme založit i zkopírováním z jiného projektu vč. vybraných úkolů.

To je velmi efektivní a rychlá metoda.