Nastavení aktivit

23.10.2017

Při vykazování časových, peněžních i kusovníkových úkonů uživatelé vyplňují aktivitu.

U časových úkonů aktivita charakterizuje činnost, kterou pracovník provádí. U výdajů je to druh nákladu (kolky, subdodávky, cestovné apod.) u paušální odměny druh odměny.

Aktivita určitě pomáhá zpřehlednit úkon v klientském vyúčtování a tím podrobný popis úkonu nemusí být tak podrobný.

Technicky se jedná o číselník aktivit, jehož položky systém nabízí pracovníkům při vykazování hodin. Číselník aktivit a sešitů si uživatelé spravují samy.

Sešity

Uživatel při zapisování úkonu vybírá sešit a podle sešitu se mu zobrazí nabídka aktivit.  Sešit musí obsahovat minimálně jednu aktivitu. Sešit určuje, zda se jedná o zápis hodin (časový úkon), částek (peněžní úkon), případně kusů (kusovník).

Po instalaci obsahuje systém tyto sešity:

  • Klientské hodiny (hodiny do klientských projektů).
  • Interní hodiny (neproduktivní hodiny - nemoc/prostoj/dovolená/samo-studium apod.)
  • Výdaje (došlé faktury, subdodávky, hotovostní výdaje)
  • Pevné (paušální) odměny (odměny fakturované bez vazby na hodiny)

Číselník sešitů je uživatelsky plně konfigurovatelný.

Administrátor systému u každé aktivity nastaví:

  • Vazbu na sešit
  • Příznak fakturovatelnosti (FA/NEFA).
  • Povinnost zapisovat text úkonu.
  • Výchozí text úkonu.

Aktivity členíme na:

Fakturovatelné (FA) - přesnější označení zní "Potenciálně fakturovatelné", protože záleží na manažerovi, zda se nakonec hodiny vyfakturují sazbou nebo se do faktury vloží s nulovou cenou.

Nefakturovatelné (NEFA) [červené] - úkony budou mít vždy nulovou cenu. I nefakturovatelné úkony na klientských projektech vkládejte do faktury. Cenu faktury to neovlivní a vy tím získáte přesné podklady pro výpočet efektivních hodinových sazeb.

V systému nedělíme projekty na FA a NEFA. Podle kritéria FA/NEFA dělíme aktivity, jejichž úkony se vykazují v projektech.

V systému rozlišujeme 2 metody, jak spočítat honorář u časových aktivit: 

  • Systém spočítá honorář podle hodinové fakturační sazby z ceníku klienta nebo projektu.
  • Uživatel vyplní honorář přímo ve formuláři pro zapisování hodin.

Pro zapsané hodiny systém standardně spočítá honorář z ceníku fakturačních sazeb klienta nebo projektu.

Uživatelé si mohou nastavit i aktivity, u kterých se systém dotáže na odměnu bez vazby na hodinovou sazbu z ceníku klienta/projektu. V nastavení aktivity je možné předvyplnit nějakou výchozí částku pevného honoráře.

U zákazníků jsme se setkali s různým přístupem k číselníku aktivit.

Na obrázku vlevo uvádíme příklad možného pojetí nabídky aktivit pro vykazování práce auditora v účetní kanceláři.

Na spodním obrázku příklad nabídky aktivit pro daňového poradce.

U zákazníka jsme setkali i s požadavkem, že aktivity vůbec nechtějí vykazovat.

I toto si můžete nastavit v administraci sešitu, viz obrázek vlevo.

Technicky to funguje tak, že systém na pozadí doplňuje k úkonu nějakou skrytou (konstatní) aktivitu.

Aktivita v ceníku hodinových sazeb

Podle časových aktivit můžete definovat i hodinové sazby v ceníku sazeb.

V ceníku lze definovat sazbu podle kombinace pracovník/pozice pracovníka/aktivita časového úkonu.

Tak můžete řešit problém, když se hodinová sazba odvíjí od pozice pracovníka kromě cestování autem, kdy mají všichni konstantní sazbu nezávisle na pozici.